Это организация и осуществление работы с документами работников организации. Процедура включает в себя разработку и анализ документации HR, контроль движения и учет кадров, а также решение всех вопросов по определению рабочего времени и установлению заработной платы.

Способы организации кадрового делового производства

В зависимости от масштабов предприятия, его сферы бизнеса, фактических финансовых возможностей и количества работающих специалистов делопроизводством HR в компании могут заниматься новое структурное подразделение, специалист по кадрам или сотрудник, совмещающий эту работу с другим направлением. Также фирма может вынести эту деятельность на аутсорс.

Комплексное ведение кадрового делопроизводства

Для того чтобы правильно организовать кадровое делопроизводство, необходимо:

• определиться с исполнителем;
• изучить учредительную документацию;
• сформировать штатное расписание и расстановку;
• определить нужное число локальных нормативных актов, необходимых для нормального ведения работы;
• проверить нюансы оформления всех сотрудников компании (от руководителя до уборщицы);
• удостовериться в наличии приказов об ответственных лицах;
• спроектировать образец трудового договора (с учетом внутренней политики фирмы);
• подготовить документационный пакет для ведения ТК;
• выписать все необходимые режимы работы.

Точный перечень мероприятий определяется индивидуально в каждой компании.

Подготовка учредительной документации в России

Порядок в учредительных документах – это основа делопроизводства. В рамках ведения кадрового учета необходимо проверить устав, свидетельства ИНН и ОГРН, учредительный договор, приказы о назначении руководителя и главного бухгалтера. Их следует подготовить в обычном бумажном и цифровом виде, в т.ч. для электронного документооборота.

Сбор кадровых документов в 2022–2023

Для делопроизводства HR надо составить и подготовить следующий пакет документов:

• должностные инструкции;
• положение об обработке персональных данных с согласиями работников;
• график отпусков с указанием Ф. И. О.;
• трудовые книжки;
• уведомление о выборе формы ТК;
• расчетный лист;
• личные карточки сотрудников;
• расписание;
• правила внутреннего распорядка;
• положение о зарплате (в том числе премиальная часть);
• табель учета рабочего времени;
• приказы.

Оформляются документы строго на русском языке вне зависимости от гражданства наемных сотрудников.

Определение состава ЛНА для фирмы

ЛНА – это особые локальные нормативные акты, разрабатываемые организацией в рамках ее компетенций. Они имеют подзаконный характер и уточняют нормы действующего трудового законодательства. Документы позволяют конкретизировать и автоматизировать многие процессы в компании. Не существует единого перечня локальных актов, которые должны быть обязательно на предприятии. Список определяется масштабами и сферой деятельности предприятий: его можно уточнить в индивидуальном порядке в рамках консультации у профильного специалиста.