Важность бухгалтерского и налогового учета очевидна для всех нанимателей. Однако не каждый знает, что практически в любой компании должна быть и система воинского учета. В этой статье мы рассмотрим, что такое воинский кадровый учет и как его наладить.

Кому необходимо вести воинский учет

Процесс воинского учета подразумевает поиск и документальное оформление данных о призывниках и военнообязанных, официально трудоустроенных в организации.

Военнообязанные трудятся почти в каждой компании. К ним относятся практически все мужчины, а также женщины, имеющие офицерское звание либо военно-учетную профессию (врачи, средний медперсонал, провизоры, фармацевты, программисты, геодезисты). Поэтому каждая организация, где трудоустроены эти категории граждан, обязана заниматься воинским учетом.

Согласно Трудовому кодексу, воинским учетом должны заниматься не только организации, но и ИП, которые оформляют в штат сотрудников. Им необходимо запрашивать военно-учетные документы у тех, кого принимают на работу.

Воинский учет: с чего начать

Перед тем как заниматься воинским учетом в организации, необходимо назначить ответственное лицо. В небольших организациях им может быть кадровик, секретарь, бухгалтер. В этом случае нужно убедиться, что сотрудник обладает необходимой квалификацией, и выдать приказ о совмещении должностей.

На крупных предприятиях есть смысл ввести отдельную должность для воинского учета. Задачи воинского учета также можно передать на аутсорс профильной организации.

Ответственного за воинский учет необходимо утвердить в военкомате.

Куда и как подавать отчеты

Отчеты, касающиеся воинского учета в компании, нужно передавать в военкомат по месту регистрации ваших сотрудников. 

На каждого работника, состоящего на воинском учете или относящегося к категории военно-учетных граждан, нужно завести личную карточку. Информацию в карточке нужно ежегодно сверять с данными в военных билетах либо удостоверениях (у призывников), и при необходимости предоставлять для сверки в районный военкомат.

Необходимо вести учет изменений в месте проживания, семейном положении, уровня образования, должности и специальности призывников и военнообязанных сотрудников. При наличии изменений отчеты о них нужно предоставлять в военкомат в недельный срок. При увольнении сотрудников также нужно направлять отчет в военкомат.

Ответственность за невыполнение воинского учета

Согласно главе 21 Административного кодекса, глава организации несет ответственность за нарушения в области правил воинского учета. Так, если в установленный срок не предоставить списки военнообязанных сотрудников в военкомат, руководителю организации грозит штраф размером от 1000 до 3000 рублей. Такой же штраф выписывается, если не оповестить сотрудников о необходимости явки в военкомат. Если не сообщить о принятом на работу или уволенном персонале, подлежащему воинскому учету, штраф составит от 1000 до 5000 рублей.

Это организация и осуществление работы с документами работников организации. Процедура включает в себя разработку и анализ документации HR, контроль движения и учет кадров, а также решение всех вопросов по определению рабочего времени и установлению заработной платы.

Способы организации кадрового делового производства

В зависимости от масштабов предприятия, его сферы бизнеса, фактических финансовых возможностей и количества работающих специалистов делопроизводством HR в компании могут заниматься новое структурное подразделение, специалист по кадрам или сотрудник, совмещающий эту работу с другим направлением. Также фирма может вынести эту деятельность на аутсорс.

Комплексное ведение кадрового делопроизводства

Для того чтобы правильно организовать кадровое делопроизводство, необходимо:

• определиться с исполнителем;
• изучить учредительную документацию;
• сформировать штатное расписание и расстановку;
• определить нужное число локальных нормативных актов, необходимых для нормального ведения работы;
• проверить нюансы оформления всех сотрудников компании (от руководителя до уборщицы);
• удостовериться в наличии приказов об ответственных лицах;
• спроектировать образец трудового договора (с учетом внутренней политики фирмы);
• подготовить документационный пакет для ведения ТК;
• выписать все необходимые режимы работы.

Точный перечень мероприятий определяется индивидуально в каждой компании.

Подготовка учредительной документации в России

Порядок в учредительных документах – это основа делопроизводства. В рамках ведения кадрового учета необходимо проверить устав, свидетельства ИНН и ОГРН, учредительный договор, приказы о назначении руководителя и главного бухгалтера. Их следует подготовить в обычном бумажном и цифровом виде, в т.ч. для электронного документооборота.

Сбор кадровых документов в 2022–2023

Для делопроизводства HR надо составить и подготовить следующий пакет документов:

• должностные инструкции;
• положение об обработке персональных данных с согласиями работников;
• график отпусков с указанием Ф. И. О.;
• трудовые книжки;
• уведомление о выборе формы ТК;
• расчетный лист;
• личные карточки сотрудников;
• расписание;
• правила внутреннего распорядка;
• положение о зарплате (в том числе премиальная часть);
• табель учета рабочего времени;
• приказы.

Оформляются документы строго на русском языке вне зависимости от гражданства наемных сотрудников.

Определение состава ЛНА для фирмы

ЛНА – это особые локальные нормативные акты, разрабатываемые организацией в рамках ее компетенций. Они имеют подзаконный характер и уточняют нормы действующего трудового законодательства. Документы позволяют конкретизировать и автоматизировать многие процессы в компании. Не существует единого перечня локальных актов, которые должны быть обязательно на предприятии. Список определяется масштабами и сферой деятельности предприятий: его можно уточнить в индивидуальном порядке в рамках консультации у профильного специалиста.

Внутренний кадровый аудит представляет собой комплекс мер, предусматривающий проверку правильности подготовки локальных нормативных актов и внутренних документов фирмы, составление рекомендаций, а также устранение допущенных ошибок. Процедура направлена на снижение рисков нарушения ТК РФ и построение корректных взаимоотношений с персоналом.

Для чего нужен аудит в 2022 году

Кадровый аудит – это независимая оценка деятельности HR-отдела с последовательной оптимизацией его работы и улучшением документооборота. В результате его проведения руководитель предприятия делает вывод о фактической компетентности своих кадровиков и получает возможность укрепить дисциплину на предприятии. Помимо этого, аудиторская проверка помогает:

• выявить и устранить главные слабые места в отношениях с наемными сотрудниками;
• предотвратить возникновение трудовых споров и судебных исков;
• аннулировать штрафы (в рамках судебного или досудебного разбирательства при неправомерном наложении санкций).

Разновидности аудита

Кадровый аудит на предприятии разделяется на внешний и внутренний. В первом случае он проводится сторонними специалистами по договору аутсорса, во втором – организация обходится собственными силами (в т.ч. HR-отделом).

Внутренний кадровый аудит осуществляется сотрудником компании, который знает трудовое законодательство и имеет навыки оформления необходимых экспертных документов: юристом, бухгалтером, начальником HR-отдела. Для инициирования проверки директор должен составить приказ и наделить работника необходимыми полномочиями.

Внешний аудит предусматривает обязательное приглашение сторонних специалистов из консалтинговых или юридических фирм. С ними заключается договор с указанием всех требуемых процедур. После проведения проверки заказчику выдается отчет с результатами экспертизы и выявленными нарушениями.

Периодичность проведения

Кадровый аудит рекомендуется проводить раз в 1-5 лет. Точная периодичность определяется особенностями и размером компании. Чем больше предприятие, тем чаще должны проходить проверки. Маленькие организации могут ограничиться только внутренними аудиторскими экспертизами, для крупных фирм следует нанимать сторонних специалистов на аутсорсе.

Как провести аудит самостоятельно

Для того чтобы провести кадровый аудит, необходимо:

• проверить все трудовые документы на соответствие законодательству;
• убедиться в правомерности:
  • поступления на работу иностранцев;
  • оформления материальной ответственности;
  • оплаты сверхурочных работ;
  • применения механизма испытательного срока;
• удостовериться в комплектности необходимых актов, приказов и свидетельств.

После сверки и проверки документов составляется экспертное заключение. В нем необходимо отразить ситуацию на предприятии по ведению делопроизводства и оформлению кадровых взаимоотношений.

Обращение в аудиторскую компанию

Кадровый аудит вправе проводить специализированные компании, обладающие необходимой лицензией и опытом работ. Перед обращением в консалтинговую фирму рекомендуется найти отзывы о ее работе, а также узнать о ее репутации на рынке.

Постановка работника на учет в военкомат является обязательной частью кадрового делопроизводства. Предоставлять отчетность по сотрудникам, находящимся в запасе, обязаны все российские компании вне зависимости от их сферы деятельности. Исключение составляют только ИП: они освобождены от ведения воинского учета даже в том случае, если у них есть наемные сотрудники.

Как вести воинский учет: рекомендации юриста

Ведение воинского учета – это многоэтапный процесс, который включает в себя:

• назначение специальным приказом ответственного лица (как правило, выбирается сотрудник отдела кадров);
• определение списка работников, находящихся в запасе;
• составление номенклатуры дел;
• составление пакета документов для постановки;
• подачу документационного комплекта в военный комиссариат или районную управу;
• направление сведений в военкомат по месту жительства каждого сотрудника.

После постановки на учет необходимо проводить регулярную актуализацию и сверку данных из учетных карточек со сведениями из военкомата.

Кто подлежит воинскому учету в России

По закону компании должны направлять в военкомат сведения обо всех военнообязанных мужчинах, которые зачисляются в штат. Также воинский учет касается женщин, имеющих ВУС. Возрастной предел нахождения в запасе зависит от пола, разряда, воинского звания и состояния здоровья. По каждому сотруднику он уточняется индивидуально в зависимости от его личной ситуации.

Какие документы нужно подготовить для военкомата

Для того чтобы поставить работника на учет в военкомат, необходимо:

• подготовить приказ, на основании которого все специалисты при приеме на работу должны предоставить соответствующие документы для проведения сверок;
• запросить необходимые документы (их вид и форма определяются личностью физлица);
• сверить реквизиты из воинских документов;
• заполнить учетные карточки по форме №10 в бумажном и электронном виде.

Новый сотрудник может предоставить документы после заключения трудового договора.

Как и где отчитываться по постановке работника на учет в военкомат

По военнообязанным, призывникам и находящимся в запасе компании отчитываются в военкомат. Предприятия должны сообщать в 2-недельный срок об увольнении или принятии на работу граждан, официально подлежащих воинскому учету, а также об изменении их личных данных в учетной документации (образовании, должности, состоянии здоровья, прописке, семейном положении). В первых двух случаях данные подаются в военкомат по месту расположения фирмы, а в третьем – по адресу прописки военнообязанного (для иногородних – по их временной регистрации).

Соблюдение норм законодательства по воинскому учету контролируется военкоматами, штабами военных округов или администрацией. Проверки компаний проводятся регулярно. В случае обнаружения правонарушения на фирму накладываются штрафные санкции.